A Rockin'1000 me ensinou muito sobre gestão de projetos

Gente, voltei a fazer parte de uma banda! E a minha banda tocou no Cívitas Metropolitano em Madrid!

Tocamos para 38.000 pessoas, num sábado a noite em Junho de 2023.

Rockin'1000 em Madrid - e eu estava lá no meio!

Parece mentira... mas não é! 

Eu tive o grande prazer de participar da Rockin'1000 aqui em Madrid. E pra começar esse texto, preciso explicar o que é a Rockin'1000...

E nada melhor do que eles mesmos pra contar essa história, bem descrita no site.

Mas eu vou resumir: A Rockin'1000 é uma banda de rock formada por 1000 pessoas! ha-ha... Não só isso... começou com um grupo de pessoas tentando chamar a atenção da banda Foo Fighters, com um vídeo lançado em 2015, que viralizou no Youtube! 

Um italiano muito jóia, chamado Fábio Zaffagnini teve a idéia de juntar mil pessoas pra tocar uma música deles. E funcionou... chamou a atenção, e o Foo Fighters foi tocar em Cesena, onde ele vive. 

Mas daí o bichinho dos 1000 picou essa galera, e a coisa foi tomando forma, com vários shows na Itália, mas também na França, Alemanha, Brasil... e a Rockin'1000 virou uma mega comunidade de músicos de várias nacionalidades.

Quem quiser fazer parte dessa comunidade pode mandar um vídeo tocando ou cantando, e se aceito, fazer parte da Maior Banda de Rock da Terra!

E foi isso que eu fiz! Quando eu soube que a Rockin'1000 ia tocar em Madrid, pensei: Por que não?

Eu fui aceita e comecei a receber toda a informação pra participar do evento em Madrid. Além de mim, o Dan também se inscreveu e passou. E tudo isso impulsionado pelo Alex da minha equipe, que foi o primeiro a se dar conta de que partipar era possível!

Para além da emoção de participar de algo que me impactou em 2015, eu fiquei embasbacada com a organização dessa faceta que é: juntar 1000 músicos que nunca tocaram juntos e fazer um show incrível de 2 horas! 

Quem tem banda sabe, às vezes juntar 5 manés em uma garagem e fazer soar bem, já é difícil. Imagina só fazer isso com 1000 pessoas? 

Então resolvi fazer todo um paralelo entre a participação na Rockin'1000 e a vida corporativa de pessoas em grandes empresas - assim como eu. Eu espero que este texto não seja chato!! Porque eu vi muita conexão e quero tentar passar adiante.

Como a Rockin'1000 funciona?

A Rockin'1000, para além de um grande projeto, é também feita de atividades e de logística para que tudo funcione. Nós, os músicos, estávamos divididos entre Cantores - Voz principal e coro (BV), Guitarristas e Bateristas (Esquerda e Direita), Tecladistas e Baixistas. 

Cada grupo recebia as suas instruções para preparar para os ensaios: set list, músicas originais, horário dos ensaios, partituras (no caso dos músicos), click tracks, e letras (no caso dos cantores).

Cada um desses grupos de músicos tinha um Guru de referência, assim como espaço no aplicativo e no site com um Comunnity Manager que ia sanando as dúvidas do pessoal, além de termos uma "Reunião da banda" como o próprio Fábio respondendo mil coisas online pelo Youtube.

Fizeram um grupo de WhatsApp e a galera começou a se juntar em diferentes cidades para ensaios paralelos, até chegar o dia dos ensaios no Cívitas Metropolitano. 

Para minha admiração, tinha muito mais gente de fora de Madrid do que de Madrid... E até mesmo um grupo de 20 brasileiros!! E muitos italianos, como já se esperava.

Foi chegando o dia, e claro, tínhamos que chegar previamente preparados para os 2,5 dias inteiros de ensaio (quinta, sexta-feira e parte do sábado) antes do grande dia do show (que foi no sábado). 

A grande questão foi que, Madrid que é uma cidade basicamente desértica, nunca viu tanta água caindo do céu! E isso deu uma ferrada em todo o esquema porque era um tal de entrar e sair do cenário, e cobrir os instrumentos e a parte elétrica dos fios e cabos.

Cada um dos grupos se juntou com o seu Guru para ensaiar. Eu tive a maior sorte do Universo de trabalhar com a Augusta Trebeschi... que me deu um baile de liderança, competência e entusiasmo. 

Ela conseguia ser grossa e simpática na medida mais correta que eu já vi alguém ser. E pra mim isso é uma questão bastante importante, pois eu sei que sou simpática, mas tenho uma tendência gigantesca em soar muito assertiva aka grossa pacas.

Pra quem quiser ver a Augusta sendo ela mesma... esse vídeo é um bom exemplo!

A Augusta fazia questão de ensaiar todas as partes com os músicos - homens e mulheres, principais e coros. Ela fazia questão de que as pessoas entendessem a mensagem das músicas, a correta pronúncia,  e estava completamente antenada se algo estava fora do tom ou do compasso. Uma grande mensagem que ela deixou desde o primeiro momento foi: aqui ninguém é estrela! Temos um show pra fazer diante de muita gente, e temos que ser uma só voz.

E isso me marcou muito.

Outros líderes me chamaram - e muito - a atenção, tanto pelos seus papéis como os seus desempenhos: O Daniel Plentz, diretor da banda; e o Alesssio Martino, o diretor do palco/cenário.

O Daniel é brasileiro, porém mora na Itália. Ele é o que eu chamaria de chefe "good cop". Daniel era simpático, querido, encorajador, tinha uma imagem LINDA no cenário e ficava realmente na frente da sua banda.

Daniel Plentz, sendo lindo

O Alessio era, então, o "bad cop". O italiano era uma pessoa visualmente pequena de tamanho, mas gigante no caráter. Chato, grosseiro, exigente e INCRÍVEL. Ele cuidava bastante do pessoal, mas ele tinha um trabalho enorme a ser feito: o espetáculo! Então, ele não tinha vergonha nenhuma de soltar o palavrão que fosse na orelha de todo mundo e mandar todo mundo ficar quieto. Imagina só ter que controlar 1000 músicos? Ele controlava, na voz grave e profunda. Tenho arrepios de lembrar desse homem falando "Silence, everybody".

Como foi o show da Rockin'1000 em Madrid?

Não quero estar aqui descrevendo tudo que aconteceu até o momento do show. Mesmo porque fizemos uns vlogs e estão postados no Youtube. Em Português/Espanhol, porém as legendas podem ser ativadas!

Foram horas e horas de ensaio, medo da chuva, fome, canseira, queimaduras de Sol. Foi horrível e foi lindo ao mesmo tempo.

A "empresa" Rockin'1000 e a gestão de projetos

Mas vamos lá! O que esse show de rock tem a ver com algo empresarial e a gestão de projetos?

Muito simples, sem uma profunda gestão de projetos, a Rockin'1000 não seria minimamente possível.

Primeiramente, a Rockin'1000 tem como objetivo fazer um show de rock, performado por 1000 músicos que não se conhecem. E precisam estar preparados em um tempo determinado, contando com o risco de chover no dia..., e para isso, contam com seus Gurus ou managers, que tem cada um a sua equipe, que são o grupo de músicos sob a sua responsabilidade... Também com os diretores da banda pra colocar tudo junto! 

Soa empresarial? Soa a gestão de projetos? MUITO!

As 10 áreas de conhecimento da Gestão de Projetos são:

• Alcance
• Tempo
• Qualidade
• Custos
• Aquisições
• Comunicações
• Recursos humanos
• Riscos
• Integração
• Relacionamento com os interessados

Pois aí vamos! Vou escolher algumas delas para comentar e fazer um parelelo com tudo o que aconteceu.

Alcance:

O Alcance de cada show é propriamente o SHOW! Na sua data, na sua cidade, no seu horário, com o seu set list.

Rockin'1000 em Madrid no Cïvitas Metropolitano

Tempo:

O Tempo para chegar no objetivo, foram as tantas horas de ensaios separadas por cada equipe (ou grupo de músicos), para depois juntar tudo e fazer 3 grandes ensaios gerais antes do show. Alguns ensaios foram gravados para ter material extra de edição quando começarem a sair os vídeos do Youtube da própría Rockin'1000.

Qualidade:

A Qualidade pode ser muito muito subjetiva, mas devo dizer que os requisitos eram altos. Além das puxadas de orelha da Augusta, os outros diretores, como o Daniel, o Alessio, e até o Fábio apareciam de tempos em tempo dentro da sala e todo o tempo dos ensaios e avisavam quais eram as notas que precisavam ser revisadas. E se fosse necessário, voltávamos pra sala pra acertar nos mínimos detalhes. Por exemplo, para a parte da ópera do "Bohemian Rhapsody", foram 6 HORAS DE ENSAIO. Não estou exagerando, nem brincando...

Comunicações:

Imagina como manter todas as informações disponíveis e a comunicação fluida com milhares de pessoas? E cada pessoa falava um idioma diferente... nem todos falavam espanhol, nem todos falavam inglês... Além da banda temos também a equipe técnica, de som, de luz, de segurança. Como em uma empresa... ou em um projeto, é necessário ter diferentes canais de comunicação via app, via site, via os próprios Gurus para que tudo chegue nos mínimos detalhes e bem colocados. Foi um enorme trabalho de comunicação com traduções, gestos e eventuais sinais de fumaça.

Recursos humanos:

Não preciso nem dizer... como uma banda com 1000 músicos pode funcionar? Pois, com 1000 músicos! E estes 1000 músicos são pessoas... cada um com seu instrumento, com suas hard e power skills. E como disse a Augusta - ali ninguém era estrela! 

Essas 1000 pessoas tem que ser duramente levadas para que o Alcance seja atingido nesse projeto. Todos com seus click tracks na orelha. E no caso dos cantores... nós não podíamos olhar pro lado, não podíamos conversar, não podíamos aplaudir. Porque nós éramos o show! 

Coloco uma pausa aqui - essa foi a parte que me "matou" na Rockin'1000 e eu provavelmente não volto a cantar nessa banda. Posso tocar guitarra, talvez? Ou somente assistir! Quando vocês virem os vídeos, vão se dar conta de que o Danilo se divertiu muito e viu tudo o que aconteceu durante o show. Eu só "olhei pra frente e cantei". Foi uma adrenalina enorme? Sim! Mas eu não curti como o Dan e o Alex... e os outros músicos que não eram cantores.

Alex e a língua de alguém - Foto Rockin'1000

Dan e sua ferramenta de guardar palheta - Foto Rockin'1000

Minha dupla - Krina - Não saímos em nenhuma foto da Rockin'1000...

Riscos:

Esse projeto tinha muitos riscos! Alguns calculados e superados... outros que quase cancelaram tudo. Risco de não vender entradas suficientes, de não ter mais patrocínio, de não ter músicos suficientes, de problemas elétricos, da banda não funcionar, de greve geral das pessoas que estavam revoltadinhas, de chuva...

No fim, todos superados, como vocês já sabem!

Relacionamento com os interessados:

Para mim, a jóia da coroa... vamos fazer mais alguns paralelos aqui. 

O Fábio funciona como o CEO de empresa, a pessoa que dá o tom - literalmente - que personifica visão e a missão, que faz com que as pessoas que não se conhecem ainda queiram trabalhar pelo objetivo em comum, que é fazer a Rockin'1000 funcionar naquela cidade.

Discurso do Fábio - Foto Rockin'1000

O Board dos Diretores, como o Daniel e o Alessio colocam tudo pra funcionar, sempre em contato com os Gurus, ou os Managers, como a Augusta.

A Augusta, por sua vez, contava com um grupo de pessoas que já fizeram alguns shows da Rockin'1000 com ela, e esse pessoal funciona como supervisores, colocando a equipe toda para trabalhar bem. 

E por fim, os grandes interessados de que tudo funcione: o público, que fica embasbacado ao ver o resultado final desse projeto, dessa grande loucura que é um show de Rock feito por 1000 pessoas em um estádio de futebol.

Rockin'1000 em Madrid no Cïvitas Metropolitano

Olha, juro que na próxima eu acho que vou de groupie, mesmo só pra curtir todos os entregáveis de todas dessas atividades!

Tenho muito orgulho de ser parte da maior banda de rock da Terra, e mais orgulho ainda de ser Gerente de Projetos e poder ver como todos esses conceitos estão presentes em muitos momentos da vida, não só profissionais, como pessoais!

Como diria um professor de Gestão dos Custos da EAE, até pra fritar um ovo nós precisamos da Gestão de Projetos! 

Mas essa história fica pra outro dia...